Czym jest moduł Bazy Wiedzy programu eGroupWare? Jak funkcjonuje moduł Bazy Wiedzy? Do czego możesz użyć modułu Bazy Wiedzy?    

Czym jest moduł Bazy Wiedzy programu eGroupWare?

  Moduł Bazy Wiedzy jest miejscem składowania wiedzy gromadzonej przez firmę. Wiedza ta zawarta jest w tekstach „artykułów” pisanych przez pracowników lub kupowanych na zewnątrz. Tą wiedzą mogą być:

  • procedury postępowania,
  • sposoby rozwiązywania problemów,
  • wszelakiego rodzaju instrukcje,
  • odniesienia do wiedzy zawartej w filmach instruktażowych,
  • odniesienia do szkoleń dostępnych przez Internet,
  • raporty i zestawienia,
  • wyniki przeprowadzanych badań marketingowych itd.

Moduł Bazy Wiedzy jest zorganizowany na zasadzie zbioru pytań i przyporządkowanych do tych pytań odpowiedzi. Ten prosty mechanizm bardzo łatwo jest wykorzystać do sukcesywnego tworzenia firmowego know how. Pracownik, który szuka rozwiązania zadaje pytanie wpisując go do Bazy Wiedzy. Inny pracownik, który zna odpowiedź – opisuje ją bezpośrednio w odpowiedzi na zadane pytanie i w ten sposób następuje wymiana wiedzy i doświadczenia. Dodatkową korzyścią jest trwałe gromadzenie tej wiedzy (w postaci artykułów) i łatwy dostęp do niej dla pozostałych członków firmy. (Pracownicy mogą odejść ale wiedza zostaje w firmie). Artykuły w Bazie Wiedzy to teksty, które można wzbogacać o grafikę i odnośniki (linki). Dodatkowo do artykułów można podłączać pliki elektroniczne (dokumenty: doc, pdf, xls, pliki graficzne itd.). Można również wiązać (linkować) artykuły pomiędzy sobą. 

Jak funkcjonuje moduł Bazy Wiedzy?

  Moduł Bazy wiedzy to zbiór treści, która jest gromadzona w sposób sformalizowany – w postaci artykułów. Każdy artykuł: ma temat, jest przypisany do grupy tematycznej i jest opisywany słowami kluczowymi aby łatwiej można go było odnaleźć. Artykuły można grupować przyporządkowując je do kategorii (np. instrukcje, raporty itp.) Moduł Bazy Wiedzy jest miejscem merytorycznej komunikacji wewnątrz firmowej, z zapisem tej komunikacji - po to by:

  1. nie powtarzać po raz kolejny raz rozwiązanych problemów,
  2. ciągle dopracowywać istniejące i funkcjonujące w firmie rozwiązania.

Oszczędzaniu czasu i energii doświadczonych pracowników (którzy przekazują wiedzę mniej doświadczonym) służy formalne opisywanie: sposobów postępowania, rozwiązań problemów i innej wiedzy – raz napiszą artykuł i mogą do niego odsyłać wszystkich pytających. Natomiast ciągłemu doskonaleniu i dopracowywaniu zgromadzonej w tym miejscu wiedzy służy system oceny i komentarzy opublikowanych artykułów. Każdy upubliczniony w Bazie Wiedzy artykuł jest poddawany pod ocenę innych pracowników, którzy nie tylko oceniają jego wartość ale mogą również zostawić swój komentarz przyczyniając się tym samym do podniesienia jakości gromadzonej treści. Aby można było łatwo odnajdować potrzebne informacje, w module Bazy Wiedzy funkcjonują dwa mechanizmy wyszukiwania:

  1. Prosty – podstawowy, który poszukuje wpisanych fraz we wszystkich opublikowanych artykułach.
  2. Zaawansowany, w którym można bardzo dokładnie określić: co i w jakim zakresie ma być wyszukiwane.

 

Do czego możesz użyć modułu Bazy Wiedzy?

  Baza Wiedzy jest scentralizowanym miejscem gromadzenia i weryfikowania informacji, dlatego:

  1. możesz umieszczać w niej procedury postępowania obowiązujące w Twojej firmie. Dzięki temu:
    • wszyscy pracownicy zawsze mają dostęp do procedur (i nie mają szans na wymówki, że czegoś nie wiedzieli),
    • łatwiej jest szkolić nowych pracowników – bo mają wszystko dostępne i opisane w jednym miejscu.
  2. możesz umieszczać tu instrukcje obsługi programów komputerowych, urządzeń, maszyn itp. Dzięki temu:
    • łatwiej można do nich dotrzeć i łatwiej z nich korzystać.
  3. możesz w tym miejscu gromadzić merytoryczną wiedzę pracowników i doskonalić opisywane rozwiązania. Dzięki temu:
    • uniezależnisz się od kryzysów powodowanych odejściem specjalistów – bo przynajmniej część ich wiedzy pozostanie w firmie w postaci artykułów bazy wiedzy,
    • łatwiej i szybciej będzie przebiegał proces wdrażania do pracy nowych pracowników – bo będą oni mogli korzystać z opracowanych w firmie rozwiązań bez angażowania czasu innych pracowników,
    • z dużo większą skutecznością będziecie w firmie doskonalić opracowane rozwiązania – głównie ze względu na to, że są opisane i poddawane weryfikacji przez co najmniej kilku pracowników.
  4. możesz umieszczać w bazie artykułów materiały szkoleniowe (kupowanych na zewnątrz), co upowszechni dostęp do nabywanej w ten sposób wiedzy.
  5. możesz również opracowywać własne wewnątrz firmowe szkolenia, umieszczać je w Bazie Wiedzy i wykorzystywać do doskonalenia pracowników.

 

Zadzwoń aby dowiedzieć się jak zastosować Dziennik CRM w twojej firmie: tel. +48 22 1121550

 

Zobacz ofertę udostępnienia eGroupWare dla Twojej firmy

  eGroupWare Moduł FelaMiMail ....... Lista modułów eGroupWare ....... Opis modułu Menadżer plików >>>