Na to pytanie można odpowiedzieć dwojako. Jeżeli planowanie i organizowanie będzie „życzeniowe” tzn. zostaną wyznaczone cele i rozdane zadania, a nie będzie to poparte budżetem na wykonanie oraz akceptacją celów ze strony pracowników, to można z góry założyć porażkę i de-motywujący charakter tych czynności. Jest to częsty błąd, wynikający z dość powszechnego poglądu, jakoby planowanie to tylko zawracanie głowy. Szczególnie ma to miejsce w małych organizacjach, gdzie zarządzający biznesem są bardzo obciążeni sprawami dnia codziennego.
Zdarza się, że podejmują wysiłek zaplanowania działań firmy, ale robią to naprędce, zakreślając jedynie schemat planu. Później rozdają zadania swoim pracownikom i wracają do spraw bieżących. Zaniedbują kontrolowanie, a przy najmniejszych przeciwnościach w realizacji planów znajdują rozwiązanie ad'hoc, często zasadniczo zmieniające kierunek, w którym według planu podążano. Możnaby jeszcze wiele pisać o błędach, ale według mnie lepiej skupić się na czynnikach, które w planowaniu mają pozytywny wpływ na motywowanie wszystkich uczestników realizujących projekt.
Wymienię tu kilka czynników, w mojej ocenie najważniejszych:
- jasno i precyzyjnie określone cele
- jasno określone role oraz zakres kompetencji osób realizujących projekt
- z góry określony budżet
- konsekwencja i systematyczność w realizacji planu
- konsekwentne kontrolowanie wykonania poszczególnych etapów projektu.
Nie ma większego błędu w planowaniu jak wyznaczyć w sposób nieprecyzyjny cele. Stawiając cel np. „w tym miesiącu naszym celem jest zwiększenie sprzedaży” – nie precyzujemy - o ile (w złotych polskich czy w procentach obecnie osiąganych wyników) zwiększamy obrót? Zwiększenie sprzedaży którego z towarów, czy może woluminu sprzedaży w ogóle? Zwiększenie w stosunku do czego? itd.
Jeżeli jednak przedstawi się cel w sposób bardzo konkretny i możliwy do obliczenia, np. „ w ciągu najbliższych 30 dni zwiększamy sprzedaż notebooków marki xyz o 2% liczonych w wartości netto sprzedaży, w porównaniu z ostatnim 30 dniowym okresem raportowym. Szczególny nacisk kładziemy na urządzenia z segmentu biznesowego, na których uzyskujemy najwyższą marżę”.
To tak przedstawiony cel da się rozbić na mniejsze części (zadania do wykonania) i dzięki temu każdy z pracowników dokładnie wie, czego się od niego oczekuje gdy przystępuje do realizacji planu.
Drugim elementem mającym duży wpływ na motywację pracowników jest dokładne określenie roli i zakresu kompetencji osób realizujących projekt. Jest to element kierowania, który bez względu na to czy planujemy swoje działania, czy też idziemy na żywioł, jeśli jest zaniedbany, to generuje bardzo duże problemy. Jeżeli zabraknie określenia czym kto się zajmuje, to w trakcie pracy pracownicy będą zaniedbywać część swoich obowiązków spychając je na innych członków zespołu, co nieuchronnie prowadzi do konfliktów.
Dodatkowo niejasny zakres odpowiedzialności i kompetencji utrudnia pracę kierownikowi. Trudno jest egzekwować wykonanie określonej pracy przez daną osobę, jeśli wcześniej nie uczyniono tej osoby odpowiedzialną za wykonanie tej konkretnej pracy.
Prawidłowe określenie roli danej osoby i zakresu jej odpowiedzialności za daną merytoryczną część projektu skutkuje, z jednej strony lepszą pracą zespołu (każdy zajmuje się tym za co jest odpowiedzialny, nie spychając na nikogo pracy i nie wchodząc nikomu w zakres jego kompetencji), z drugiej zaś strony ma charakter motywujący. Taki pracownik wie za co odpowiada i z czego będzie rozliczany. Będzie po prostu lepiej wykonywał przydzieloną mu pracę.Opisane wyżej elementy planowania motywują pracowników poprzez dokładne określenie ich roli, kompetencji i zadań. O czynnikach związanych z planowaniem, a bardziej związanych z rolą kierownika napiszę w następnym artykule. Jak zwykle zachęcam, skomentuj ten wpis i napisz jakie są Twoje doświadczenia w tym względzie.
