Jeżeli prowadzisz firmę i jesteś zdecydowana lub zdecydowany przejąć kontrolę nad wszystkimi sprawami, które dopominają się Twojej uwagi. Chcesz mieć porządek "w papierach firmy", chcesz kończyć na czas wszystkie rozpoczęte sprawy i pragniesz systematycznie kontrolować wykonanie zadań powierzonych pracownikom.

Jeżeli dodatkowo wymagasz aby komputer faktycznie pomagał Ci w pracy i ułatwiał realizację codziennych często wykonywanych czynności, to ... czytaj dalej.

Technika zarządzania sprzedażą, która cię zaskoczy

eGroupWare to program do wsparcia pracy grupowej i kontroli obiegu dokumentów elektronicznych. Dlaczego piszę o tym programie, a z dwóch powodów:

  1. Ma on prostą budowę (interfejs) ale doskonale nadaje się do planowania i kontrolowania prac związanych z marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta. Czyli do zarządzania sprzedażą na każdym kroku.
  2. Program jest za darmo dla firm co oznacza, że możesz korzystać z niego bez ograniczeń. Nie masz oporów natury: ograniczony budżet inwestycyjny. Za to masz sporą szansę zaoszczędzić 10 - 15 godzin pracy tygodniowo i zautomatyzować 20% czynności handlowych wykonywanych w każdej firmie.

Ale po kolei. Program wspiera:

  1. czynności związane ze zdobywaniem klientów:
    • rejestracja potencjalnych klientów,
    • gromadzenie informacji o klientach i ich potrzebach,
    • grupowanie klientów,
    • notowanie istotnych potrzeb klientów na potrzeby tworzenia skutecznych argumentów w ofertach handlowych,
  2. przeprowadzanie działań marketingowych,:
    • planowanie kampanii marketingowych,
    • tworzenie list dystrybucyjnych,
    • masowy mailing,
    • telemarketing,
  3. przeprowadzanie działań sprzedażowych,:
    • wyznaczanie celów handlowych i zadań do wykonania,
    • używanie szablonów ofert, e-maili i innych dokumentów handlowych,
    • planowanie rozmów, spotkań i pozostałych działań sprzedażowych,
    • rejestrację przeprowadzonych rozmów, spotkań, korespondencji,
    • ewidencję postępów w działaniach handlowych,
    • wdrażanie najlepszych praktyk i technik sprzedaży,
  4. obsługę klienta:
    • planowanie realizacji usług,
    • rejestracja zgłoszeń serwisowych i reklamacji,
    • rezerwacja czasu pracy i zasobów firmy potrzebnych do wykonania usług,
    • pilnowanie zaplanowanych terminów i rezerwacji zasobów,
    • ewidencja usług wykonywanych na podstawie karnetów,
    • kontrolowanie historii kontaktów z klientem.

Więcej informacji umieściłem w opisie eGroupWare

Jak zainstalować to narzędzie do wsparcia pracy handlowców

eGroupWare wymaga instalacji na serwerze i tu powstaje problem (ale jak się przekonasz wcale nie tak wielki). Najczęściej serwer jest kojarzony z dużym komputerem, który trzeba umieścić w szafie i podpiąć do sieci. To jest dobre rozwiązanie ale tylko dla w ogromnych organizacjach. Dużo prościej i taniej jest zainstalować eGroupWare na wykupionym serwerze wirtualnym tzw. VPS. W takim wypadku za stosunkowo niewielkie pieniądze pozbywasz się wszelkich problemów związanych z fizycznym serwerem, siecią komputerową, zabezpieczeniem danych itd.. A całość obsługi tego programu odbywa się poprzez łącze internetowe.

Uruchomienie i wdrożenie programu eGroupWare

Tu już nie jest tak łatwo. Na stronie społeczności skupionej wokół eGroupWare są wprawdzie instrukcje oraz odpowiednia dokumentacja wdrożeniowa. Ale wszystkie te pomoce skupiają się głównie wokół aspektów technicznych. Usługę wdrożenia tego programu poleciłbym jednak powierzyć specjaliście, bo to daje większą gwarancję na pełne wykorzystanie funkcjonalności programu eGroupWare. Przeważnie taka usługa wdrożeniowa obejmuje wszystkie niezbędne elementy: od pomocy w wyborze usługodawcy serwera VPS, poprzez konfigurację zakupionego serwera (PHP, katalogi, domeny itd.), aż po instalację i uruchomienie programu. Tak jak napisałem na początku program jest darmowy (dzięki temu oszczędzasz na licencji) ale jego dobre wdrożenie będzie cię kosztować. Możesz zapłacisz za usługi informatyczne i doradcze związane z uruchomieniem jednego z najlepszych programów do zarządzania lub samodzielnie uruchamiać u siebie kolejne funkcjonalności. Co też jest rozwiązaniem.

Funkcjonalność – czyli to, co jest potrzebne w każdej firmie

Warto abyś zaczął korzystać z eGroupWare w jego podstawowej wersji z włączonymi 7 modułami: Strona Główna, Adresy i kontakty, Dziennik CRM , program pocztowy FelaMiMail, Kalendarz, Menadżer Plików i moduł Baza Wiedzy. Natomias jeżeli chodzi o ustawienie praw dostępu to polecam na początek stworzyć dwie grupu poziomów uprawnień: pracownicy i kierownictwo. Po wdrożeniu podstawowej funkcjonalności już odczujecie znaczną poprawę organizacji pracy w firmie. Później w miarę potrzeb można konfigurować w eGroupWare dalsze moduły. O ile uznasz, że przyczyni się to do lepszego zorganizowania pracy. Konfiguracji dodatkowej funkcjonalności można dokonywaćw dowolnym momencie - co niewątpliwie jest dużym plusem tego programu. Opis programu i poszczególnych modułów, w tym ich podstawowej funkcjonalności znajdzisz tu: eGroupWare

Bezpieczeństwo danych – jak w banku

Usługę eGroupWare jak wspomniałem warto uruchomić (ze względu na niższe koszty infrastruktury IT) na dedykowanym serwerze wirtualnym, który tak naprawdę jest częścią fizycznego serwera umieszczonego w chronionym fizycznie Data Center. Taka serwerownia jest przeważnie wyposażona w rezerwowe źródła zasilania i inne elementy infrastruktury zapewniające stabilna pracę serwerów. Kolejnym plusem jest to, że dostawca serwerów VPS z reguły wykonuje regularnie kopie bezpieczeństwa.

Instalacja eGroupWare wykonana na osobnym serwerze wirtualnym oraz osobnej bazie danych MySQL jest gwarancją, że nikt oprócz zarejestrowanych przez ciebie Użytkowników nie dostanie się do Twoich danych zgromadzonych w tym programie. Dodatkowo polecam skorzystanie ze specjalnego certyfikatu SSL dla Twojej domeny, tak by wszystkie dane wysyłane na serwer i z serwera były zawsze szyfrowane.

Wsparcie dla programu eGroupWare

Jeśli wybierzesz firmę wdrażającą, to pewnie będziesz mieć możliwość skorzystania z pomocy ich inżyniera, który rozwiąże problemy online bezpośrednio na serwerze w dedykowanej instalacji eGroupWare. Z reguły wszystko jest załatwiane zdalnie bez jakiegokolwiek angażowania ciebie w cały ten proces. Bo nie trzeba do ciebie przyjeżdżać, zabierać komputera do serwisu, wgrywać na sprzęcie poprawek itp.

Jeżeli chodzi o wsparcie merytoryczne w używaniu tego programu, to nie wiem jak sprawa wygląda w innych firmach. Ja firmom, w których wdrożyłem ten program dostarczam dodatkowo:

  • specjalnie przygotowane wideo i pdf – pokazujące jak wykonać konkretne czynności w poszczególnych modułach eGroupWare.
  • merytoryczne podpowiedzi jak automatyzować często wykonywane czynności handlowe.

Wygoda użytkowania

Dostęp do programu eGroupWare jest bajecznie prosty. Każdy pracownik dostaje link do strony logowania, własny login oraz hasło. Posługując się tymi danymi loguje się do programu z dowolnego komputera czy tabletu i ... już.

Program eGroupWare obsługuje się bezpośrednio w przeglądarce internetowej (IE, Fierfox, Opera itd.). Nie instaluje się na swoich komputerach żadnego dodatkowego oprogramowania, nie musi się również u siebie nic konfigurować ani ustawiać. Bo wszystko jest skonfigurowane i ustawione na serwerze.

eGroupWare umożliwia automatyzowanie wielu czynności poprzez tworzenie szablonów oraz wybór opcji wykonania. Jest wygodny w użytkowaniu - co przekonuje do pracy na nim.