O planowaniu i korzyściach z tego wynikających można poczytać w niejednym artykule. Więc nie będę tego powtarzał. Na zachodzie planowanie w biznesie jest rzeczą normalną już od przeszło 60 lat. W Polsce tym obszarem działalności firmy są zainteresowane jedynie duże przedsiębiorstwa i nieliczna grupa tych o średniej wielkości. Planować warto również mając małą firmę, może nawet trzeba to robić właśnie w małej firmie, bo każde nie przemyślane działanie może stać się pomyłką o charakterze: być albo nie być dla firmy. Aby pokazać, że planowanie nie jest niczym trudnym, opiszę prosty schemat planu rekrutacji nowego pracownika. Kilka razy już to robiłem i wiem jaka jest różnica jakościowa pomiędzy planowanym zatrudnieniem, a takim z „doskoku” . Widać to przede wszystkim później jak ów handlowiec już pracuje i jakie przynosi zyski.

Planując zwrócisz uwagę na zagadnienia, które nie przyjdą Ci do głowy gdy takiego planu nie zrobisz. Zaczynając planować zatrudnienie nowego handlowca przygotowujemy proces od podzielenia całego planu na etapy, a następnie wypisania zadań do wykonania. Etapy procesu planowania (jest to uniwersalny schemat):

 

ustalenie celów zidentyfikowanie problemów poszukiwanie alternatywnych rozwiązań ocenianie konsekwencji dokonanie wyboru wdrażanie planu kontrola realizacji Do potrzeb zaplanowania rekrutacji handlowca przełożę te etapy na konkretne zadania do wykonania dla konkretnej osoby. Oczywiście taki plan można (należy) realizować w zespole. Poniżej znajdziesz wyróżnione etapy planowania i zadania do wykonania oraz krótki opis co to w praktyce oznacza. ustalenie celów (zadania: 1. Opisać zakres obowiązków i kompetencji handlowca. 2. Opisać idealnego kandydata. 3. Opisać potrzeby firmy.) W tym etapie zadajesz sobie pytania dotyczące tego co chcesz osiągnąć. W przypadku zatrudniania nowego pracownika zacznij od opisania jego stanowiska pracy i tego czym będzie się zajmował. Pozwoli Ci to na lepsze określenie kompetencji szukanego handlowca. Inaczej przecież obsługuje się klientów na dobra inwestycyjne np. maszyny przemysłowe, a zupełnie inaczej wygląda sprzedaż proszku do prania. zadaj sobie np. takie pytania: Co będzie sprzedawał? Jakich będzie obsługiwał klientów? W jaki sposób będzie to robił? Jakich będzie używał narzędzi? Tych pytań może być oczywiście więcej. Kolejnym krokiem w tym etapie będzie uszczegółowienie cech kandydata dla uzyskania pełnego opisu idealnego handlowca (bo przecież takiego szukasz). Im dokładniej to zrobisz tym łatwiej później będzie Ci szło ocenianie już konkretnych ludzi. Proponuję zadać sobie kilka pytań: Jakie zasady powinien ten człowiek wyznawać ? Jak powinien podchodzić do obowiązków? Jaki powinien mieć charakter? Czym dobrze by było żeby się pasjonował? Jaką niezbędnie musi mieć wiedzę? Jaka dodatkowa wiedza podniesie jego przydatność na tym stanowisku? Jeszcze tylko pytania organizacyjne dotyczące potrzeb Twojej firmy: Na jakich zasadach chcesz go zatrudnić? Kiedy najwcześniej może rozpocząć pracę, a kiedy zdecydowanie powinien już dla ciebie pracować? W ten sposób masz określony cel i możesz przejść do drugiego etapu planowania, którym jest : zidentyfikowanie problemów (zadania: 1. Określić co firma zaoferuje nowemu pracownikowi? 2. Wypisać sposoby dotarcia do potencjalnych kandydatów.) Tak naprawdę w tym etapie musisz ustalić czym tego potencjalnego idealnego kandydata skusić aby chciał pracować dla Ciebie. Najlepsi przecież mogą pracować w większych firmach i na warunkach, których ty nie jesteś w stanie zaoferować. Ale jak się przyjrzysz bliżej sytuacji, to z całą pewnością znajdziesz coś co będzie przyciągać pożądanych ludzi. Odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań i znajdź swoje silne strony: Co możesz mu zaoferować w wyposażeniu stanowiska pracy? Jak będzie mógł realizować swoje pasje w ramach pracy dla Twojej firmy? W jakim zakresie będzie mógł kształtować działalność handlową w firmie? W jaki sposób zamierzasz go wynagradzać? Jaką zaoferujesz mu ścieżkę rozwoju zawodowego? A od strony organizacyjnej musisz ustalić jak będziesz szukał nowego pracownika. Dasz ogłoszenie do prasy czy zlecisz szukanie pracownika firmie pośredniczącej? Jakie w związku z tym trzeba będzie wykonać zadania? Kto to dokładnie ma to zrobić i kiedy? Jeżeli przy opisywaniu powyższych będą rodziły się wątpliwości (a będą się rodziły) to wypisz je wszystkie i przejdź do kolejnego etapu: poszukiwanie alternatywnych rozwiązań (zadania: 1. Wypisanie wszystkich możliwych scenariuszy - no prawie wszystkich.) W tym etapie wypisz wszystkie alternatywne rozwiązania, które przyjdą ci do głowy - ich oceną zajmiesz się w kolejnym etapie. Na razie wypisz co według ciebie może się zdążyć np. Dajesz zlecenie do pośredniaka i przysyłają Ci 3-ch kandydatów idealnych. Lub publikujesz ogłoszenie w prasie i na Twoją skrzynkę e-mailową przychodzi 50 CV dziennie ocenianie konsekwencji (zadania: 1. Dokonanie oceny każdej z dostępnych alternatyw i ustalenie ich hierarchii.) Teraz przystępujesz do oceniania konsekwencji każdego wcześniej wypisanego alternatywnego rozwiązania. Zadajesz sobie pytania: Co to będzie oznaczać dla Twojej firmy? Ile będzie kosztować? Czy dane rozwiązanie jest możliwe do osiągnięcia? Jeszcze zanim przejdziesz do oceniania - pamiętaj, że te oceny nie muszą być długimi listami za i przeciw. Warto to opisać za pomocą wcześniej przyjętej skali liczbowej. Proponuję prosty system stawiania punktów w odpowiedzi na każde pytanie na zasadzie: za odpowiedź zdecydowanie korzystną 5 punktów, zdecydowanie nie korzystną -5 punktów. Na końcu po prostu podsumujesz punkty i przystąpisz do kolejnego etapu czyli dokonania wyboru (zadania: 1. Podjęcie decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania.) W tym etapie wybierasz już bardzo konkretnie, co chcesz osiągnąć, jak to chcesz osiągnąć, i co w związku z tym trzeba dalej zrobić (czyli jakie zadania są do wykonania). Ustalasz również, które z tych zadań wykonasz sam, a które i komu zlecisz? Mając zadania do wykonania i przyporządkowane do nich osoby możesz rozpisać je w czasie i tym samym przejść do dalej czyli wdrożenia planu (zadania: 1. Ustalenie zależności pomiędzy zadaniami. 2. Wpisanie zadań do kalendarzy osób realizujących projekt.) Rozdajesz „robotę” dokładnie określając co, kiedy i przez kogo ma być zrobione. Dobrze jest również na tym etapie podzielić z pracownikami wiedzą dlaczego akurat takie działania podejmujecie, oczywiście tylko tą niezbędną częścią wiedzy. Wpływa to pozytywnie na motywację i zaangażowanie w realizację przydzielonych zadań, oraz co ważne ułatwia realizację ostatniego etapu planowania, którym jest kontrola realizacji (zadania: 1. Sprawdzanie stanu realizacji planu. 2. Wprowadzanie koniecznych zmian.) Każdy nawet najdoskonalszy plan wymaga przede wszystkim nadzoru oraz w drugiej kolejności wprowadzania korekt w trakcie realizacji, ponieważ rzeczywistość nigdy nie daje się do końca przewidzieć. Na tym etapie bardzo pomocne są scenariusze opisane w tych alternatywnych rozwiązaniach, które w wyniku analizy zostały wcześniej odrzucone. Teraz można do nich wrócić i wykorzystać do wprowadzania przemyślanych zmian. Jeszcze tylko na koniec uwaga. Nie wspomniałem w sposób wyraźny ale bardzo ważnym aspektem planowania jest przypisywanie każdemu zadaniu czasu potrzebnego na wykonanie. Ten faktycznie potrzebny czas łatwiej jest oszacować jeżeli zadanie będzie precyzyjnie opisane do czego namawiałem. Szacowanie czasu jest sztuka, którą można nabyć jedynie poprzez doświadczenie. Nie mniej jednak z całą pewnością oszacowany czas na wykonanie danego projektu dokonany w oparciu o plan będzie o wiele dokładniejszy niż szacunek dokonywany bez planowania. Aby wszystko było przejrzyste do zapisywania terminów polecam użycie jednego z wielu dostępnych na rynku programów komputerowych oferujących funkcję kalendarza np. MS Outlook'a.