Korespondencja e-mailowa w firmie to obecnie podstawa komunikacji z klientem, a jak ona wygląda u Ciebie.

Jak można zwiększyć siłę oddziaływania e-maila? Co skraca czas przygotowania profesjonalnie wyglądającej wiadomości elektronicznej?

Wiadomość przesyłana pocztą elektroniczną jest jak list i to z jaką siłą oddziałuje na czytelnika zależy od dwóch czynników:

  1. Treści – czyli tekstu wiadomości,
  2. Formy – czyli tego jak wiadomość się prezentuje.

W tym artykule skupimy naszą uwagę na zwiększaniu mocy e-maili poprzez formę prezentacji treści. Robię to ze względu na obserwacje jakie poczyniłem. Na co dzień mam do czynienia z ogromną ilością korespondencji mailowej. Widzę jak to wygląda i wiem, że ze względu na brak czasu wielu przedsiębiorców i handlowców wysyła swoim klientom e-maile, które są „gołym” tekstem.

Dodam w tym miejscu, że w większości przypadków jest to poważny błąd. Bo wrażenie jakie na kliencie robi przejrzyście skonstruowana wiadomość jest nieporównywalnie lepsze niż jedno - dwa zdania napisane naprędce z niekompletnym podpisem. Wiadomość dobrze wyglądająca wpływa na skuteczność przekazywania informacji (czytaj: sprzedawania).

Metody, o których tu przeczytasz mają jeszcze dwa zasadnicze plusy:

  • Znacząco skracają przygotowanie profesjonalnie wyglądającego e-maila
  • Dbają z automatu o zachowanie spójności marketingowej firmy

Jak stworzyć szablon wiadomości e-mail?

Aby zawsze uzyskiwać właściwy efekt warto używać szablonów w programach pocztowych. Jak zacząć z tego korzystać? W wideo umieszczonym w tym artykule zobaczysz kilka przykładów automatycznego tworzenia e-maili. Wprowadzenie zautomatyzowanego sposobu tworzenia wiadomości e-mail w firmie nie jest trudne, a przecież każdy na tym zyskuje. Właściciel ma bardziej efektywnych pracowników. Pracownicy wykonują swoją codzienną pracę wkładając w nią mniej wysiłku, a Klienci dostają czytelne treści wiadomości e-mail.

 

Polecam używanie szablonów wiadomości e-mail ponieważ:

  • pozwalają one oszczędzać czas poprzez zautomatyzowanie często wysyłanych wiadomości elektronicznych,
  • dają możliwość budowania wizerunku firmy jako "specjalisty od..." ,
  • umożliwiają systematyczne reklamowanie produktu lub firmowej strony internetowej.

Jak automatyzować tworzenie często wysyłanych wiadomości elektronicznych?

Trzeba w tym celu wykorzystać możliwości, jakie daje program pocztowy. Najczęściej dostępne są dwie opcje:

  • tworzenie szablonów często wysyłanych wiadomości e-mail,
  • tworzenie sygnatur podpisów.

Jak korzystając z szablonów budować wizerunek firmy jako "specjalisty od..." ?

W budowaniu wizerunku firmy najważniejszą rzeczą jest systematyczność. Bardzo mało prawdopodobne jest, aby pracownik ręcznie i to za każdym razem umieszczał w swoich e-mailach opis specjalizacji firmy, a używając szablonów będzie to czynił regularnie. Taki opis specjalizacji firmy możesz umieścić:

  • w sygnaturze podpisu każdego pracownika,
  • w szablonie ramki obejmującej treść wiadomości.

W jaki sposób, korzystając z szablonów wiadomości, reklamować produkt lub własną stronę internetową?

Wykorzystaj skalę ilości e-maili wysyłanych z firmy i zadbaj o to, aby:

  • w sygnaturze podpisu każdego pracownika znalazł się link do umieszczonego na stronie internetowej opisu promowanego produktu,
  • w każdym podpisie był link do strony firmowej i znajdował się w tym samym miejscu,
  • w szablonach firmowych wiadomości e-mail znalazł się link lub przycisk otwierający Twoją stronę firmową.

Pamiętaj, że sygnatury podpisów i szablony wykorzystujemy po to, by uprościć tworzenie wiadomości e-mail i podnieść ich wartość komunikacyjną. Dlatego zacznij je stosować już dziś!

Poniżej umieszczam linki do stron Microsoft z instrukcjami ułatwiającymi wykonanie sygnatur i szablonów w Outlook'u.

Zaloguj się aby przeczytać dalszy ciąg ...

 

Zaloguj Zarejestruj

(To są materiały dla właścicieli firm i handlowców)