OpenOffice vs MS Office

Siedzę w wygodnym fotelu. Na uszach mam słuchawki i od dobrego kwadransa słucham muzyki. Pełen relaks. A tu jak nie gwizdnie mi w uszach sygnał wywołania rozmówcy w Skype – coś strasznego! Dzwoni kumpel - informatyk. Kilka godzin wcześniej w trakcie rozmowy ze znajomym przedsiębiorcą usłyszałem po raz kolejny pytanie: MS Office czy OpenOffice, na co postawić? Odpowiedź wydawała się prosta, ale jak się później okazało...

Z kumplem miałem do omówienia konkretne sprawy związane z firmą. Byłem przygotowany. Zalogowałem się do firmowego eGroupWare i po chwili wyświetliłem notatkę z pytaniami do niego. Zaczęliśmy rozmawiać o rozwiązaniu kilku bieżących problemów. Po dwudziestu minutach zeszliśmy jednak na temat edytora tekstu i dylematu:

Word czy OpenOffice?

Temat ten poruszyłem, bo rozmawiałem przecież z praktykiem. On w odpowiedzi na moje pytanie opisał mi historię rozwoju firmy, w której od dobrych paru lat świadczy usługi informatyczne. Opowiedział jaki wpływ na finanse tej firmy miała decyzja związana z wyborem edytora tekstu.  

Krótka historia wyboru MS Office....

7 lat temu kilkuosobowa wówczas firma postawiła na MS Word'a – „bo ludzie już to znają”. Dzisiaj ta sama firma zatrudnia ponad 50 osób, a wybór tego edytora tekstu kosztował ich majątek. Dlaczego? Wyjaśnijmy jak do tego doszło. Gdy pierwsi pracownicy zaczęli używać Worda, następni również musieli korzystać z Worda (ze względu na format zapisu dokumentów). Firma się rozrastała i kupowała kolejne pakiety MS Office. Następną decyzją, którą zarząd tej firmy podjął był zakup oprogramowania serwerowego.

Wybrali oprogramowanie producenta Word'a, bo było najbardziej kompatybilne z tym co już mieli. Po tej decyzji wyposażenie każdego dodatkowego stanowiska pracy wiązało się z zakupem kolejnych licencji dostępowych do serwera. Nie są to tanie licencje. Firma rozrastała się dalej. Ze względu na ilość zatrudnionych pracowników i złożoność działalności musiała wdrożyć informatyczny system zarządzania. W tym momencie stanęli przed wyborem:

• wybrać tańszy system wspomagania zarządzania firmą do zainstalowania na darmowym serwerze Linuks (ale oznaczało to wywrócenie wszystkiego do góry nogami),
• kupić coś, co można uruchomić na już posiadanym serwerze Windows.

Postawili na program instalowany na Windows Server. Zakup systemu do wspomagania zarządzania i usługi związane z jego uruchomieniem nie były tanie. Dodatkowo koszty poszybowały w górę, gdy w trakcie wdrożenia okazało się, że na każdym komputerze niezbędny jest Excel 2007 (Program do zarządzania nie chciał się zainstalować na komputerach bez pakietu MS Office).

Mimo iż ani Word ani Excel większości pracowników nie był potrzebny, trzeba było ponieść dodatkowe koszty. Wszystko z powodu jednej decyzji związanej z wyborem edytora tekstu, podjętej w oparciu o stwierdzenie „bo ludzie już to znają”.  

Ta historia potwierdzała moją tezę, że

wybór pomiędzy MS Office, a OpenOffice powinien być prosty.

Ale... nie koniecznie tak musi być. Ja jestem zwolennikiem OpenOffice. Znam ten program. Uważam również, że jest wystarczający do pracy w firmie np. do aby stworzyć wzór oferty. Ale mimo to kupiłem MS Office 2010. Jedną z przesłanek, którą się kierowałem była chęć uniknięcia problemów w korespondencji z urzędami państwowymi.

Miałem w przeszłości przykre doświadczenia w tym względzie. Kiedy otwierałem formularz urzędowy w OpenOffice, to „rozjeżdżały się” w nim tabele. Aby jakoś te dokumenty uzupełnić i przesłać do urzędu - musiałem się nieźle nagimnastykować. Nie byłoby problemu gdyby urzędnicy poprawnie wykorzystywali MS Worda, ale.....

W moim przypadku nie był to jedyny powód zakupu MS Office. Były inne, ważniejsze, związane bezpośrednio z rodzajem działalności, którą prowadzę. I to jest to.... ale o tym za chwilę.

Dodam, że zakup MS Office 2010 nie byłby konieczny tylko ze względu na bezproblemową korespondencję z urzędami. Obecnie do nowych komputerów dodawany jest MS Office Starter, który wprawdzie jest z reklamami i ma ograniczoną funkcjonalność, ale do wypełniania urzędowych formularzy w zupełności wystarczy. Jeśli nie chcesz wydawać kilkuset zł na podstawy pakiet MS Office i nie planujesz zakupu nowego komputera, zawsze możesz wykorzystać darmową przeglądarkę do otwierania dokumentów Word. Taka przeglądarka pozwoli Ci zobaczyć jak wygląda oryginał dokumentu. Możesz następnie ten sam dokument otworzyć w darmowym OpenOffice i jeżeli będzie trzeba możesz go poprawić by wyglądał jak oryginał.

Jeszcze jedna uwaga: Nowy OpenOffice Writer (pobierz OpenOffice pl) bez problemu otwiera wszystkie formaty generowane przez Worda (również .docx) i o ile użytkownicy Word'a nie wprowadzą do dokumentu „dziwnych” elementów, to wszystko działa bez zarzutu.  

Co jest istotne przy wyborze pakietu programów biurowych Office?

Moim zdaniem przy wyborze pakietu biurowego Office trzeba kierować się przede wszystkim:

• ekonomią - każdy wydatek musi być uzasadniony, np. oszczędzasz czas potrzebny na przerobienie „rozjeżdżającego się” dokumentu
• specyfiką działalności - ze względu na rodzaj oraz złożoność wymienianych dokumentów wewnątrz firmy i na zewnątrz, z kooperantami (dostawcy, współpracownicy, klienci). Np. jeżeli dostajesz co tydzień kilka rozbudowanych cenników w Excel'u od swoich dostawców i nie możesz z nich w pełni korzystać bo nie otwierają się poprawnie w darmowym Calc'u, to kup MS Office. Jeżeli jednak w firmie używacie edytora tekstu do tworzenia korespondencji wewnątrz i na zewnątrz firmy, to rozważ wykorzystanie darmowego OpenOffice. OpenOffice Writer ma duże możliwości - zobacz jak napisać ofertę w tym programie.

Jeżeli chcesz skorzystać z darmowej przeglądarki Word , to tu jest link na stronę Microsoft Zanim jednak przejdziesz do ściągania przeglądarki, napisz w komentarzu, czy spotkałaś lub spotkałeś się z dylematem: Co wybrać - MS Office czy OpenOffice?