Korespondencja e-mailowa w firmie to obecnie podstawa komunikacji z klientem, a jak ona wygląda u Ciebie.
Jak można zwiększyć siłę oddziaływania e-maila? Co skraca czas przygotowania profesjonalnie wyglądającej wiadomości elektronicznej?
Wiadomość przesyłana pocztą elektroniczną jest jak list i to z jaką siłą oddziałuje na czytelnika zależy od dwóch czynników:
- Treści – czyli tekstu wiadomości,
- Formy – czyli tego jak wiadomość się prezentuje.
W tym artykule skupimy naszą uwagę na zwiększaniu mocy e-maili poprzez formę prezentacji treści. Robię to ze względu na obserwacje jakie poczyniłem. Na co dzień mam do czynienia z ogromną ilością korespondencji mailowej. Widzę jak to wygląda i wiem, że ze względu na brak czasu wielu przedsiębiorców i handlowców wysyła swoim klientom e-maile, które są „gołym” tekstem.
Dodam w tym miejscu, że w większości przypadków jest to poważny błąd. Bo wrażenie jakie na kliencie robi przejrzyście skonstruowana wiadomość jest nieporównywalnie lepsze niż jedno - dwa zdania napisane naprędce z niekompletnym podpisem. Wiadomość dobrze wyglądająca wpływa na skuteczność przekazywania informacji (czytaj: sprzedawania).
Metody, o których tu przeczytasz mają jeszcze dwa zasadnicze plusy:
- Znacząco skracają przygotowanie profesjonalnie wyglądającego e-maila
- Dbają z automatu o zachowanie spójności marketingowej firmy
Jak stworzyć szablon wiadomości e-mail?
Aby zawsze uzyskiwać właściwy efekt warto używać szablonów w programach pocztowych. Jak zacząć z tego korzystać? W wideo umieszczonym w tym artykule zobaczysz kilka przykładów automatycznego tworzenia e-maili. Wprowadzenie zautomatyzowanego sposobu tworzenia wiadomości e-mail w firmie nie jest trudne, a przecież każdy na tym zyskuje. Właściciel ma bardziej efektywnych pracowników. Pracownicy wykonują swoją codzienną pracę wkładając w nią mniej wysiłku, a Klienci dostają czytelne treści wiadomości e-mail.
Polecam używanie szablonów wiadomości e-mail ponieważ:
- pozwalają one oszczędzać czas poprzez zautomatyzowanie często wysyłanych wiadomości elektronicznych,
- dają możliwość budowania wizerunku firmy jako "specjalisty od..." ,
- umożliwiają systematyczne reklamowanie produktu lub firmowej strony internetowej.
Jak automatyzować tworzenie często wysyłanych wiadomości elektronicznych?
Trzeba w tym celu wykorzystać możliwości, jakie daje program pocztowy. Najczęściej dostępne są dwie opcje:
- tworzenie szablonów często wysyłanych wiadomości e-mail,
- tworzenie sygnatur podpisów.
Jak korzystając z szablonów budować wizerunek firmy jako "specjalisty od..." ?
W budowaniu wizerunku firmy najważniejszą rzeczą jest systematyczność. Bardzo mało prawdopodobne jest, aby pracownik ręcznie i to za każdym razem umieszczał w swoich e-mailach opis specjalizacji firmy, a używając szablonów będzie to czynił regularnie. Taki opis specjalizacji firmy możesz umieścić:
- w sygnaturze podpisu każdego pracownika,
- w szablonie ramki obejmującej treść wiadomości.
W jaki sposób, korzystając z szablonów wiadomości, reklamować produkt lub własną stronę internetową?
Wykorzystaj skalę ilości e-maili wysyłanych z firmy i zadbaj o to, aby:
- w sygnaturze podpisu każdego pracownika znalazł się link do umieszczonego na stronie internetowej opisu promowanego produktu,
- w każdym podpisie był link do strony firmowej i znajdował się w tym samym miejscu,
- w szablonach firmowych wiadomości e-mail znalazł się link lub przycisk otwierający Twoją stronę firmową.
Pamiętaj, że sygnatury podpisów i szablony wykorzystujemy po to, by uprościć tworzenie wiadomości e-mail i podnieść ich wartość komunikacyjną. Dlatego zacznij je stosować już dziś!
Poniżej umieszczam linki do stron Microsoft z instrukcjami ułatwiającymi wykonanie sygnatur i szablonów w Outlook'u.
{guest} {/guest}{!guest}
Tworzenie podpisów dla wiadomości e-mail
Tworzenie szablonu wiadomości e-mail
(wideo instrukcja) Wysyłanie wiadomości e-mail opartej na szablonie
(wideo instrukcja) Jak wyróżnić wiadomość e-mail
{/guest}