Czy każda baza klientów jest tak zimna, że aż "martwa"?

Jeżeli nie masz nowych klientów, pomimo tego, że wysyłasz setki ofert i wykonujesz tysiące telefonów. To jedną z prawdopodobnych przyczyn może być źle zorganizowana baza danych firm i potencjalnych klientów. Dlaczego?

Baza danych klientów tylko pozornie jest zwykłą listą nazw firm lub nazwisk różnych ludzi. Tak naprawdę stanowi klucz do handlowego sukcesu. Bo zbieranie informacji dotyczących każdego klienta, często okazuje się kluczowe w późniejszym procesie doboru argumentów w ofercie i tym samym wpływa na zwiększanie obrotu w firmie.

Być może pozyskiwanie klientów jest problemem właśnie dlatego, że myślisz o bazie klientów zbyt lakonicznie, że owszem bywa pomocna, ale żeby była kluczowa?

Otóż, ta niby zwykła lista, to tak naprawdę skarbnica wiedzy o klientach oraz klucz do udanego, dochodowego biznesu. Trzeba tylko zaznaczyć, że aby baza danych klientów była rzeczywiście tak rewelacyjnym narzędziem, musi być odpowiednio zorganizowana. Sporządzona byle jak, bez odpowiedniego kontekstu będzie tylko zwykłą bazą adresową - nic nie wnoszącą listą nazwisk i firm...

Jak usensownić dane w bazie klientów

Zacznijmy może od tego:

W jakim celu sporządzamy bazy adresowe i bazy danych klientów?

Pytanie wydaje się dość trywialne, gdyż każdy wie, że dane klientów, z którymi robi się interesy są potrzebne chociażby do kontaktowania się z nimi, czy też do sporządzania dokumentów. Owszem, to podstawowa funkcjonalność tych list. Jednak gdy klientów przybywa, lista robi się coraz dłuższa. Przyjrzyj się co tracisz, gdy źle organizujesz bazę klientów:

• coraz trudniej jest Ci zapamiętać kto jest kim;
• przestajesz kojarzyć co kogo interesowało;
• zapominasz z jakimi pytaniami zwracały się do Ciebie konkretne firmy czy też indywidualni klienci;
• nie pamiętasz, który klient stawiał na jakość, który na ilość, a który szukał oszczędności, itd.

I tu przychodzi właśnie czas na sporządzenie bazy zawierającej podstawowe dane adresowe, ale także, a właściwie przede wszystkim wiedzę na temat klientów i to jak najbardziej zindywidualizowaną.

Nie na darmo mówi się, że w dzisiejszych czasach najcenniejsza jest informacja i wiedza. Wartości wielu zdobytych informacji, od razu nie zawsze jesteśmy w stanie ocenić. Gdyż nie zawsze od razu wiadomo do czego dana informacja może się przydać, jak ją można wykorzystać, a tym samym ile można na niej zarobić. Jeśli jednak zyskasz świadomość, że informacja to pieniądz zrobisz milowy krok do przodu.

Reasumując. Każda, nawet wydająca się w pierwszej chwili mało znacząca informacja o kliencie może okazać się w pewnym momencie „na wagę złota”. Dlatego każda (sensowna) informacja powinna zostać przypisana do danej firmy w bazie danych klientów.

Korzyści z dobrej bazy danych klientów

Sporządzenie szczegółowej bazy danych wymaga wiele pracy. Jednak przyłożenie się do tego zadania z pewnością zaprocentuje, gdyż znacznie ułatwi zdobycie celu jakim jest konwersja "rekordu" na klienta. Im bardziej zindywidualizowana baza, tym łatwiej będzie wybierać grupy klientów i dopasowywać oferty do ich zainteresowań oraz potrzeb.

Dzięki właściwej organizacji bazy danych nie będziesz tracić czasu ani pieniędzy na promocje lub kontakt z klientami spoza Twojej grupy docelowej (czytaj: grup ludzi oraz firm, z którymi kontaktowanie się i tak nie przynosi zysku).

Zyskasz możliwość skupienia swoich działań na najlepszych klientach, którzy z dużym prawdopodobięnstwem kupią i dadzą Twojej firmie zarobić!

Przykład. Jak podejść do organizowania baz klientów w oparciu o zebrane o nich informacje oraz, jak w prosty sposób wyłowić z listy wszystkich klientów interesującą nas grupę docelową - opisałem w artykule Pozyskiwanie klientów. Nim jednak przejdziesz do tamtego materiału nadmienię, że analogicznie do danych klientów wygląda sytuacja w przypadku korzystania z bazy danych dostawców i podwykonawców, z którymi zamierzasz lub już współpracujesz w zakresie tworzenia własnych produktów. Im więcej będziesz posiadać informacji o tych firmach, tym łatwiej będziesz mógł dobierać współpracowników lub podwykonawców. W rezultacie uzyskasz wzrost jakości przy jednoczesnym obniżeniu kosztów w procesie tworzenia produktu.

Baza klientów w drodze na szczyt

Od Ciebie zależy czy i jak skorzystasz ze zdobytych informacji o kontrahentach. Przedsiębiorcy którzy uświadomili sobie znaczenie dobrze zorganizowanych baz danych klientów oraz dostawców są o wiele bogatsi nie tylko o tę wiedzę, ale w dosłownym tego słowa znaczeniu. Bo nauczyli się korzystać z danych i ... zamieniać je na gotówkę.

Pozyskiwanie klientów to sztuka jaką opanować chce każdy biznesmen. Możesz znaleźć się między tymi, którym to się udało. Ale głównym warunkiem jest otwarcie się na zdobywanie wiedzy, korzystanie z doświadczeń najlepszych i systematyczne wdrażanie w życie sprawdzonych metod pracy. Dziś dowiedziałeś się, że gromadzenie informacji w bazie danych to początek, jednak bardzo ważny początek. Dlatego nie lekceważ porządku we własnych bazach danych, bo dzięki niemu droga na szczyt będzie owiele łatwiejsza.