Masz wrażenie, że odpowiedzialność za wszystko co się dzieje w firmie spada tylko na ciebie? Twoi pracownicy wymagają „ręcznego” sterowania? Albo musisz co jakiś czas rozstrzygać spory kompetencyjne, bo zostały podjęte dwie sprzeczne decyzje w tej samej sprawie i nikt nie czuje się za to odpowiedzialny? Jeszcze jakiś czas temu sam odpowiedziałbym: no właśnie do czego u nas może być potrzebny schemat organizacyjny skoro w firmie pracuje tylko 4 osoby. Teraz wydaje mi się to podejście delikatnie mówiąc - niewłaściwe.

Opis stanowiska pracy – wyjątek pierwszy.

Każda organizacja biznesowa dąży do zarabiania pieniędzy. W małej firmie jest to o tyle istotne, że nierzadko bieżące dochody i zyski stanowią „być albo nie być” dla osób w niej pracujących. Mając to na względzie zadaj sobie pytanie: czy gdyby nagle jeden z Twoich pracowników odszedł pracować dla kogoś innego, to czy mógłbyś go w miarę łatwo zastąpić? Idę o zakład, że po pierwsze ciężko by ci było jasno określić: co ten Twój pracownik tak naprawdę robił, a po drugie - jak on to robił, że uzyskiwał rezultaty.

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest błąd w budowaniu organizacji firmy. Polega on na tworzeniu stanowiska pracy dla osoby, zamiast budowania tegoż miejsca zatrudnienia w oparciu o funkcje pełnione w organizacji. I nie chodzi bynajmniej o odczłowieczenie firmy, tylko o wyraźne podzielenie obowiązków i odpowiedzialności.

Analiza przypadku: Handlowiec jako część struktury organizacyjnej firmy.

Teraz przedstawię ci przykład dość powszechny w małych firmach.
Zatrudniamy handlowca. Wszyscy oczywiście wiedzą, że rolą handlowca jest sprzedawanie. Równie utrwalonym i powszechnym przekonaniem wśród pracodawców małych firm jest i to, że nowy handlowiec zacznie zarabiać po trzech - czterech miesiącach. Jak będzie dobry, to jego praca po kilku miesiącach zacznie przynosić firmie zyski. Tak jest, a czy może być inaczej? Oczywiście, że tak. Pracowałem kiedyś dla koncernu i zyski jako handlowiec dla tej firmy zacząłem przynosić po dwutygodniowym okresie wstępnym, a po dwóch miesiącach w rankingu byłem już w pierwszej trójce najlepszych handlowców. Nie wynikało to bynajmniej z moich nad przeciętnych zdolności. Moi współpracownicy byli naprawdę dobrzy w tym co robili. W tej firmie było coś, czego małym firmom brakuje. Moje stanowisko pracy było bardzo dokładnie opisane, a całe przygotowanie do pracy – pierwsze dwa tygodnie – skupione było wokół jednego celu. „Wbijano” mi do głowy konkretne sposoby postępowania:

• jakich zwrotów mam używać w trakcie rozmowy z klientami,
• jak mam przedstawiać korzyści w ofertach,
• jakich słów używać do zamykania sprzedaży,
• oraz kilkanaście innych jak.....

W gruncie rzeczy jak z dzisiejszej perspektywy na to popatrzę, to nie było tego dużo.

Wniosek z analizy przypadku.

Wszystko co miałem wykonać jako Handlowiec było nastawione na efekt biznesowy czyli w moim przypadku - uzyskanie odpowiednio dużej sprzedaży. Ten efekt był zawarty w opisie funkcji stanowiska pracy handlowca. Obowiązki i zakres odpowiedzialności, procedury pracy handlowej oraz rola w realizacji misji firmy. To wszystko było bardzo szczegółowo opisane w dokumencie, który stanowił część opisu całej struktury organizacyjnej firmy.

Struktura organizacyjna firmy – wyjątek drugi.

Różnica pomiędzy opieraniem struktury organizacyjnej firmy na funkcjach do wypełnienia w organizacji w stosunku do budowania tejże na osobach powoduje, że zastąpienie pracownika innym jest dużo łatwiejsze.

Zbudowanie struktury organizacyjnej w małej firmie w oparciu o funkcje pozwala nie tylko w wychodzeniu z trudnych sytuacji tj. zwolnienie się pracownika. Ułatwia również rozwój firmy. Wystarczy dokładnie opisywać co i jak ma być wykonane dla np. realizacji funkcji sprzedaży, aby dokładnie wiedzieć do wykonania czego potrzebny będzie nowy handlowiec.

Tak właśnie wyglądała struktura organizacyjna w firmie, z której doświadczenia przytoczyłem powyżej. Tłumaczono mi tam jako szeregowemu pracownikowi, że dążąc do doskonałości w tym co mam wykonać - dążę do budowania całej firmy. Moje stanowisko było funkcją, a nie taką czy inna osobą. W schemacie organizacyjnym opisano rolę i najlepsze praktyki jej zrealizowania. Zatrudniana osoba porostu miała wypełnić tę rolę w firmie – tchnąć w nią życie.

Jak to wygląda u Ciebie? Komentarz mile widziany.