Według badań IDC pracownicy poświęcają od 15 do 35% swojego czasu na poszukiwanie „zagubionych” dokumentów.
Nie wiesz gdzie zapisałeś ofertę sprzedaży, którą wysłałeś do Klienta dwa tygodnie temu? Nie pamiętasz, w którym miejscu na dysku są zapisane parametry techniczne produktu, a akurat pilnie potrzebujesz odpisać na zapytanie klienta? A może właśnie rozmawiasz z klientem handlowca, gość chce zamówić, a Ty nie możesz odnaleźć przesłanej mu oferty?
Masz już dość „bałaganu w papierach” i chcesz lepiej zorganizować prace biurowe związane z tworzeniem i zapisywaniem ofert handlowych we własnej firmie?
Możesz to zrobić prawie natychmiast i znacznie uprościć poszukiwanie „zagubionych” ofert sprzedaży. Mam dla ciebie rozwiązanie. Zobacz jak zorganizować gromadzenie i wyszukiwanie dokumentów w wersji elektronicznej za pomocą dostępnych na każdym komputerze programów.
Od czego zacząć organizowanie prac biurowych związanych z ofertami handlowymi?
Zacznij od wypisania kto u Ciebie tworzy pisma handlowe oraz kto i w jaki sposób w Twojej firmie korzysta z ofert handlowych. Jeżeli jesteś jedyną taką osobą w firmie, to możesz wykorzystać rady zawarte w tym artykule do poprawy własnej organizacji pracy. Natomiast jeżeli oferty sprzedaży są wykorzystywane w pracy przez co najmniej 2 osoby to warto wdrożyć choćby najprostszy system organizacji pracy zespołowej.
Z jakich elementów składa się prosty system organizacji pracy zespołu?
Namawiam Cię do korzystania z prostych rozwiązań organizacyjnych bo masz sobie i współpracownikom ułatwić, a nie utrudnić pracę. Dlatego podam tu najprostszy ale jednocześnie sprawdzony oraz skuteczny system organizacji tworzenia, zapisywania i odnajdywania ofert sprzedaży. Ten system składa się z trzech elementów:
- Szablonu dokumentu – takiego uniwersalnego wzoru oferty
- Schematu tworzenia nazw ofert sprzedażowych
- Sposobu wyboru miejsca zapisu dokumentów w wersji elektronicznej
Jak zorganizować nadawanie nazw ofertom handlowym, aby później można je było łatwiej znaleźć?
Najlepiej w tym celu opracować schemat tworzenia nazw dokumentów i konsekwentnie używać tego schematu do generowania nazw dla wszystkich dokumentów. W firmie oprócz ofert handlowych występują różne inne dokumenty, które również muszą być dostępne szerszemu zespołowi pracowników. Z punktu widzenia organizacji pracy w biurze najlepiej przyjąć tylko jeden schemat opisywania wszystkich dokumentów, tak aby sprawę maksymalnie uprościć.
Jak może wyglądać taki schemat opisywania dokumentów?
Już pokazuję jak to zrobić. Posłużę się przykładem oferty handlowej ale zapewniam, że tak samo można postąpić z każdym innym typem dokumentów tworzonych w firmie. Przyjmij ogólną zasadę tworzenia nazw dla wszystkich dokumentów w firmie. Opisz tę zasadę w prosty i jednoznaczny sposób np. posługując się poniższym schematem: Nazwy dokumentów tworzonych w naszej firmie mają składać się z następujących członów wpisywanych w takiej oto kolejności: [rodzaj dokumentu]_[pełna nazwa firmy adresata]_[miasto siedziby firmy adresata]_[data utworzenia dokumentu w formacie rok-miesiąc-dzień] Wypisz jak mają nazywać się poszczególne rodzaje dokumentów np.: Oferta dla – wstawiać w nazwy wszystkich ofert handlowych na towary, produkty i usługi Oferta współpracy dla - wstawiać w nazwy wszystkich ofert dotyczących współpracy z partnerami przy dostawach towarów i świadczeniu wspólnych usług dla Klienta końcowego Potwierdzenie zamówienia - wstawiać w nazwy wszystkich potwierdzeń zamówień zarówno towarów jak i usług. …itd. Wówczas oferty handlowe będą zapisywane następująco (załóżmy, że pismo kierujesz do mojej firmy): "Oferta dla_Konsulting Procesów Biznesowych Piotr Kawa_Warszawa_2012-02-15" Dla potwierdzenia przyjęcia zamówienia (teraz zakładamy, że coś u Ciebie zamówiłem, a Ty chcesz mi to dostarczyć): "Potwierdzenie zamówienia_Konsulting Procesów Biznesowych Piotr Kawa_Warszawa_2012-02-15" Dzięki temu prostemu zabiegowi organizacyjnemu zyskujesz uporządkowanie nazewnictwa wszystkich dokumentów firmowych. Uwaga techniczna. Zadbaj o to aby każdy kto tworzy dokumenty miał spersonalizowany edytor tekstu co pozwala na elektroniczne podpisywanie dokumentów imieniem i nazwiskiem autora.
Dzięki temu zyskasz dodatkową możliwość wyszukiwania - ze względu na autora dokumentu.
Jak zautomatyzować nadawanie nazw np. ofertom handlowym?
Przytoczony schemat tworzenia nazw dokumentów nie jest trudny. Nie mniej jednak aby uniknąć sytuacji niekompletnego lub błędnego nazywania dokumentów warto przyjąć w firmie zasadę tworzenia dokumentów na podstawie szablonów. Na początek szablon może być bardzo prosty. Później możesz go rozbudowywać zobacz Oferta handlowa – 8 najważniejszych elementów. Ważne jest jedno – utwórz szablony dla każdego typu dokumentu używanego w firmie np. dla ofert handlowych tworzysz szablon „Oferta handlowa”, dla potwierdzeń przyjęcia zamówienia szablon „Potwierdzenie zamówienia” itd. Następnie w każdym szablonie umieszczasz w pierwszej linii tekstu schemat nazwy dla danego rodzaju dokumentu.
Niech wszyscy w firmie używają szablonów do tworzenia dokumentów. I niech przed zapisaniem dokumentu uzupełnią w odpowiedni sposób schematyczną nazwę dokumentu umieszczoną w pierwszej linii dokumentu. Później pozostanie już tylko zaznaczenie utworzonej nazwy i użycie sekwencji klawiszy Ctrl+x (wytnij) i Ctrl+v (wklej) aby odpowiednio nazwać dany dokument.
Jak zorganizować zapisywanie dokumentów dla całego biura, aby zawsze był do nich dostęp?
Rozwiązaniem jest jedno wspólne miejsce zapisywania wszystkich dokumentów. Jeżeli chcesz aby wszyscy członkowie zespołu mieli bezpośredni dostęp do potrzebnych dokumentów, to zadbaj o to by wszyscy zapisywali dokumenty w jednej wspólnej lokalizacji. Tą lokalizacją niech będzie np. w wydzielony katalog dysku sieciowego. Miejsce zapisu tworzonych dokumentów również możesz zautomatyzować. Np. ustawiając pole docelowego katalogu zapisu w edytorze Word i/lub Writer. Zachowanie porządku w „papierach” to podstawa dobrej organizacji pracy biurowej.
Zobacz również artykuł: