Planowanie rekrutacji handlowca w małej firmie

O planowaniu i korzyściach z tego wynikających można poczytać w niejednym artykule. Więc nie będę tu tego powtarzał. Faktem jest, że na zachodzie planowanie w biznesie jest rzeczą normalną już od przeszło 60 lat. Natomiast w Polsce formalnym planowaniem zainteresowane są jedynie duże przedsiębiorstwa i nieliczna grupa tych o średniej wielkości.

A tymczasem planować warto również mając małą firmę. W mojej ocenie nawet trzeba to robić właśnie w małej firmie. Bo bez tego podejmujemy decyzje na ślepo, a każda nieprzemyślana pomyłka może mieć charakter: być albo nie być dla firmy.

Aby pokazać, że planowanie nie jest niczym trudnym, opiszę prosty schemat planu rekrutacji nowego pracownika. Kilka razy już rekrutowałem i wiem jaka jest różnica jakościowa pomiędzy planowanym zatrudnieniem, a takim z „doskoku”. Widać to przede wszystkim później po owocach: jak ów handlowiec już pracuje i ile pieniądze zarabia dla firmy.

Plusem planowania jest również to, że zwracasz uwagę na zagadnienia, które nie przyjdą Ci do głowy gdy takiego planu nie zrobisz. Zaczynając planować zatrudnienie handlowca dzielimy cały proces na etapy, a następnie wypisujemy zadania do wykonania.

Etapy planowania

Etapy procesu planowania (jest to uniwersalny schemat):

• ustalenie celów
• zidentyfikowanie problemów
• poszukiwanie alternatywnych rozwiązań
• ocenianie konsekwencji
• dokonanie wyboru
• wdrażanie planu
• kontrola realizacji

Dla potrzeb zaplanowania rekrutacji handlowca przełożę te etapy na konkretne zadania do wykonania dla konkretnej osoby. Oczywiście taki plan można (należy) realizować w zespole, ale nie jest to warunek konieczny.

Planowania rekrutacji handlowca w szczegółach

Poniżej znajdziesz wyróżnione etapy planowania z listą zadań do wykonania oraz z krótkimi praktycznymi uwagami jak to realizować.

• ustalenie celów (zadania: 1. Opisać zakres obowiązków i kompetencji handlowca. 2. Opisać idealnego kandydata. 3. Opisać potrzeby firmy.) W tym etapie zadajesz sobie pytania dotyczące tego co chcesz osiągnąć. W przypadku zatrudniania nowego pracownika zacznij od opisania jego stanowiska pracy i tego czym będzie się zajmował.
  
  Pozwoli Ci to na lepsze określenie kompetencji szukanego handlowca. Inaczej przecież obsługuje się klientów na dobra inwestycyjne np. maszyny przemysłowe, a zupełnie inaczej wygląda sprzedaż proszku do prania. zadaj sobie np. takie pytania: Co będzie sprzedawał? Jakich będzie obsługiwał klientów? W jaki sposób będzie to robił? Jakich będzie używał narzędzi? Tych pytań może być oczywiście więcej.
  
  Kolejnym krokiem w tym etapie będzie uszczegółowienie cech kandydata dla uzyskania pełnego opisu idealnego kandydata (bo przecież takiego szukasz). Im dokładniej to zrobisz tym łatwiej będzie Ci szło ocenianie już konkretnych ludzi. Proponuję zadać sobie kilka następujących pytań: Jakie zasady powinien ten człowiek wyznawać? Jak powinien podchodzić do obowiązków? Jaki powinien mieć charakter? Czy i jaka jego pasja byłaby przydatna? Jaką wiedzę koniecznie musi mieć? Jaka dodatkowa wiedza podniesie jego przydatność na tym stanowisku?
  
  Ważne jest również zadanie kilku pytań organizacyjnych dotyczących potrzeb Twojej firmy: Na jakich zasadach chcesz go zatrudnić? Kiedy najwcześniej może rozpocząć pracę, a kiedy zdecydowanie powinien już dla ciebie pracować? W ten sposób masz określony cel i możesz przejść do drugiego etapu planowania.
   
• zidentyfikowanie problemów (zadania: 1. Określić co firma zaoferuje nowemu pracownikowi? 2. Wypisać sposoby dotarcia do potencjalnych kandydatów.) Tak naprawdę na tym etapie musisz ustalić czym tego idealnego kandydata skusić, aby chciał pracować dla Ciebie. Najlepsi przecież mogą pracować w większych firmach i na warunkach, których ty nie jesteś w stanie zaoferować.
  
  Ale jak się przyjrzysz bliżej sytuacji, to z całą pewnością znajdziesz coś, co będzie przyciągać pożądanych ludzi. Odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań i znajdź silne strony własnej propozycji: Co możesz mu zaoferować w wyposażeniu stanowiska pracy? Jak będzie mógł realizować swoje pasje w ramach pracy dla twojej firmy? W jakim zakresie będzie mógł kształtować działalność handlową w firmie? W jaki sposób zamierzasz go wynagradzać? Jaką zaoferujesz mu ścieżkę rozwoju zawodowego?
  
  Od strony organizacyjnej musisz ustalić: jak będziesz szukał nowego pracownika? Dasz ogłoszenie do prasy czy zlecisz szukanie pracownika firmie pośredniczącej? Jakie w związku z tym trzeba będzie wykonać zadania? Kto to dokładnie ma to zrobić i kiedy? Jeżeli przy opisywaniu powyższych będą rodziły się wątpliwości (a będą się rodziły) to wypisz je wszystkie i przejdź do kolejnego etapu.
   
• poszukiwanie alternatywnych rozwiązań (zadania: 1. Wypisanie wszystkich możliwych scenariuszy - no prawie wszystkich.) Na tym etapie wypisz wszystkie przychodzące ci do głowy alternatywne rozwiązania - ich oceną zajmiesz się w kolejnym etapie. Na razie wypisz co według ciebie może się zdażyć np. Dajesz zlecenie do pośredniaka i przysyłają ci trzech kandydatów idealnych. Lub publikujesz ogłoszenie w prasie i na twoją skrzynkę e-mailową przychodzi 50 CV dziennie. itp. 
   
• ocenianie konsekwencji (zadania: 1. Dokonanie oceny każdej z dostępnych alternatyw i ustalenie ich hierarchii.) Teraz przystępujesz do oceniania konsekwencji każdego wcześniej wypisanego alternatywnego rozwiązania. Zadajesz sobie pytania: Co to będzie oznaczać dla Twojej firmy? Ile będzie kosztować? Czy dane rozwiązanie jest możliwe do osiągnięcia?
  
  Jeszcze zanim przejdziesz do oceniania - pamiętaj, że te oceny nie muszą być długimi listami za i przeciw. Warto to opisać za pomocą wcześniej przyjętej skali liczbowej. Proponuję prosty system stawiania punktów w odpowiedzi na każde pytanie na zasadzie: za odpowiedź zdecydowanie korzystną 5 punktów, zdecydowanie nie korzystną -5 punktów. Na końcu po prostu podsumujesz punkty i przystąpisz do kolejnego etapu.
   
• dokonanie wyboru (zadania: 1. Podjęcie decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania.) Na tym etapie wybierasz już bardzo konkretnie, co chcesz osiągnąć, jak to chcesz osiągnąć, i co w związku z tym trzeba dalej zrobić (czyli jakie zadania są do wykonania). Ustalasz również, które z tych zadań wykonasz sam, a które zlecisz komuś z zespołu? Mając zadania do wykonania i przyporządkowane do nich osoby możesz rozpisać je w czasie i tym samym przejść dalej.
   
• wdrożenie planu (zadania: 1. Ustalenie zależności pomiędzy zadaniami. 2. Wpisanie zadań do kalendarzy osób realizujących projekt.) Rozdajesz „robotę” dokładnie określając co, kiedy i przez kogo ma być zrobione.
  
  Dobrze jest również na tym etapie podzielić się z pracownikami wiedzą dlaczego akurat takie działania podejmujecie. Oczywiście tylko tą niezbędną częścią wiedzy. Wpływa to pozytywnie na motywację i zaangażowanie w realizację przydzielonych zadań, oraz co ważne, ułatwia realizację ostatniego etapu planowania.
   
• realizacja i kontrola (zadania: 1. Sprawdzanie stanu realizacji planu. 2. Wprowadzanie koniecznych zmian.) Każdy nawet najdoskonalszy plan wymaga przede wszystkim nadzoru oraz wprowadzania korekt w trakcie realizacji. Ponieważ rzeczywistość nigdy nie daje się do końca przewidzieć.
  
  Na tym etapie bardzo pomocne są scenariusze opisane w tych alternatywnych rozwiązaniach, które w wyniku analizy zostały wcześniej odrzucone. Teraz można do nich wrócić i wykorzystać do wprowadzania przemyślanych zmian.

Jeszcze tylko uwaga na koniec. Bardzo ważnym aspektem planowania jest przypisywanie każdemu zadaniu czasu potrzebnego na wykonanie. Czas dużo łatwiej jest oszacować jeżeli zadanie będzie precyzyjnie opisane. Trafne określenie czasu dla każdego z zadań jest sztuka, którą można nabyć jedynie poprzez doświadczenie. Nie mniej jednak czas wykonania projektu będzie o wiele krótszy gdy go zaplanujesz, niż gdy zaczniesz go realizować bez planowania.
 

W planowaniu, zapisywaniu terminów polecam wspomożenie się programami komputerowymi (Project+, eGrouWare, SuiteCRM, xMind, MS Outlook, lub kalendarz Google).